Sumber Daya Komputasi dan Komunikasi serta Penerapannya pada Sistem Informasi
Pengembangan sistem metode alternatif dapat berupa pengembangan sistem metode :
1) paket (package),
Ketersediaan paket harus diperiksa, apakah paket harus dibeli atau mengembangkan STI sendiri.
Kelebihan
• Kualitas paket yang baik
• Dapat digunakan sketika
• Harga paket relative murah
• Dapat digunakan untuk rekayasa ulang proses bisnis
• Kompatibel dengan sesame oengguna paket
Kelemahan
• Tidak sesuai untuk aplikasi yang unik
• Perbaikan, modifikasi dan pengembangan paket sulit dikerjakan sendiri
• Basis data tidak terintegrasi dengan aplikasi lainnya
• Ketergantungan dari pemasok
• Tidak memberikan keuntungan kompetisi
Ketersediaan paket harus diperiksa, apakah paket harus dibeli atau mengembangkan STI sendiri.
Kelebihan
• Kualitas paket yang baik
• Dapat digunakan sketika
• Harga paket relative murah
• Dapat digunakan untuk rekayasa ulang proses bisnis
• Kompatibel dengan sesame oengguna paket
Kelemahan
• Tidak sesuai untuk aplikasi yang unik
• Perbaikan, modifikasi dan pengembangan paket sulit dikerjakan sendiri
• Basis data tidak terintegrasi dengan aplikasi lainnya
• Ketergantungan dari pemasok
• Tidak memberikan keuntungan kompetisi
2) metode prototip (prototyping)
Prototyping adalah pengembangan yang cepat dan pengujian terhadap model kerja (prototipe) dari aplikasi baru melalui proses interaksi dan berulang-ulang yang biasa digunakan ahli sistem informasi dan ahli bisnis.
Keunggulan prototyping adalah :
1. Adanya komunikasi yang baik antara pengembang dan pelanggan.
2. Pengembang dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebutuhan pelanggan.
3. Pelanggan berperan aktif dalam pengembangan sistem.
4. Lebih menghemat waktu dalam pengembangan sistem.
5. Penerapan menjadi lebih mudah karena pemakai mengetahui apa yang diharapkannya.
kelemahan prototyping adalah :
1. Pelanggan tidak melihat bahwa perangkat lunak belum mencerminkan kualitas perangkat lunak secara keseluruhan dan belum memikirkan peneliharaan dalam jangka waktu yang lama.
2. Pengembang biasanya ingin cepat menyelesaikan proyek sehingga menggunakan algoritma dan bahasa pemrograman sederhana.
3. Hubungan pelanggan dengan komputer mungkin tidak menggambarkan teknik perancangan yang baik.
3) metode pengembangan oleh pemakai (end user computing atau end user devolopment)
Jika dampaknya sempit, yaitu hanya pada individu pemakai sistem yang sekaligus pengembang sistem itu saja, maka EUC (end user computing) dapat dilakukan. Sebaliknya jika dampaknya luas sampai ke organisasi, pengembangan sistem EUC akan berbahaya, karena jika terjadi kesalahan, dampaknya akan berpengaruh pada pemakai sistem lainnya atau pada organisasi secara luas.
Prototyping adalah pengembangan yang cepat dan pengujian terhadap model kerja (prototipe) dari aplikasi baru melalui proses interaksi dan berulang-ulang yang biasa digunakan ahli sistem informasi dan ahli bisnis.
Keunggulan prototyping adalah :
1. Adanya komunikasi yang baik antara pengembang dan pelanggan.
2. Pengembang dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebutuhan pelanggan.
3. Pelanggan berperan aktif dalam pengembangan sistem.
4. Lebih menghemat waktu dalam pengembangan sistem.
5. Penerapan menjadi lebih mudah karena pemakai mengetahui apa yang diharapkannya.
kelemahan prototyping adalah :
1. Pelanggan tidak melihat bahwa perangkat lunak belum mencerminkan kualitas perangkat lunak secara keseluruhan dan belum memikirkan peneliharaan dalam jangka waktu yang lama.
2. Pengembang biasanya ingin cepat menyelesaikan proyek sehingga menggunakan algoritma dan bahasa pemrograman sederhana.
3. Hubungan pelanggan dengan komputer mungkin tidak menggambarkan teknik perancangan yang baik.
3) metode pengembangan oleh pemakai (end user computing atau end user devolopment)
Jika dampaknya sempit, yaitu hanya pada individu pemakai sistem yang sekaligus pengembang sistem itu saja, maka EUC (end user computing) dapat dilakukan. Sebaliknya jika dampaknya luas sampai ke organisasi, pengembangan sistem EUC akan berbahaya, karena jika terjadi kesalahan, dampaknya akan berpengaruh pada pemakai sistem lainnya atau pada organisasi secara luas.
• Kelebihan
o Menghindari masalah kemacetan di departmen sistem informasi jika harus dikembangkan di departmen tsb.
o Kebutuhan pemakai sistem dapat lebih terpenhi.
o Meningkatkan keterlibatan pemakai didalam pengembangan sistem.
• Kekurangan
o Tidak semua pemakai sistem mempunyai pemahaman tentang teknologi sistem informasi.
o Memiliki risiko mengganggu bahkan merusak sistem informasi lain.
o Kelemahan teknis.
o Menghindari masalah kemacetan di departmen sistem informasi jika harus dikembangkan di departmen tsb.
o Kebutuhan pemakai sistem dapat lebih terpenhi.
o Meningkatkan keterlibatan pemakai didalam pengembangan sistem.
• Kekurangan
o Tidak semua pemakai sistem mempunyai pemahaman tentang teknologi sistem informasi.
o Memiliki risiko mengganggu bahkan merusak sistem informasi lain.
o Kelemahan teknis.
4) metode outsercing.
Outsourcing adalah metode penggunaan sumber daya manusia yang berasal dari pihak eksternal (pihak ketiga) untuk menangani atau membangun sistem perusahaan dengan cara membeli aplikasi dengan vendor.
Perbedaan metode konvensional dengan metode alternatif. Dengan metode pengembangan secara konvensional, yaitu metode siklus hidup pengembangan sistem, yang dikembangkan oleh analisis sistem. Alasan menggunakan metode ini digunakan untuk mengembangkan sistem teknologi informasi yang kompleks. Selanjutnya pengembangan sistem teknologi informasi alternatif model paket dilakukan dengan membeli paket perangkat lunak yang ada. Paket sekarang banyak tersedia di pasaran karena banyak aplikasi bisnis yang bersifat umum seperti tersedia di pasaran karena banyak aplikasi bisnis yang bersifat umum seperti misalnya aplikasi akuntasi, keungan dan aplikasi-aplikasi lainnya. Jika paket tersedia perusahaan tidak perlu merancang dan menulis program sendiri aplikasinya.di dalam memilih paket, terdapat beberapa faktor yang harus diperhatikan yaitu : 1) spesifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan, 2) ketersedian paket, 3) mengevaluasi kemampuan paket.
Apabila paket tidak tersedia, prioritas kedua biasanya jatuh pada outsourcing. Berikutnya yang perlu dipertimbangkan adalah metode prototyping. Metode prototyping banyak digunakan untuk mengembangkan sistem teknologi informasi yang harus segera dioperasikan.
SIKLUS PENGELOLAAN DATA ELEKTRONIK
PDE mempunyai 3 siklus utama yaitu Input ,Procesing dan Output. beikut adalah gambar siklus pengolahan data yang telah dikembangkan
· Origination : tahap ini berhubungan dengan proses pengumpulan data.
· Input : tahap ini merupakan proses memasukkan data ke dalam proses komputer.
· Processing : tahap ini merupakan proses pengolahan dari data yang sudah dimasukkan yang dapat berupa proses menghitung, membandingkan, mengklasifikasikan, mengurutkan, mengendalikan atau mencari di storage.
· Output : tahap ini merupakan proses yang menghasilkan output dari pengolahan data berupa informasi.
· Distribution : tahap ini merupakan proses distribusi output kepada pihak yang berhak atau membutuhkan informasi.
· Storage : tahap ini merupakan tahap perekaman atau penyimpanan hasil pengolahan data. Hasil pengolahan data yang telah tersimpan di storage (simpanan luar) dapat dijadikan input untuk proses pengolahan data selanjutnya.
Pemberdayaan data secara elektronik lebih baik dari pada secara manual. Karena proses secara elektronik dapat dilakukan identifikasi dengan cepat jika terjadi Trial Eror pada proses penginputan dapat.
MANFAAT PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK
· Adanya fungsi pengumpulan data,
· Fungsi manipulasi data yang berupa klasifikasi data,
· Memudahkan penyusunan data,
· Mempercepat transfer data,
· Mengefesiensi proses perhitungan data,
· Dapat mempermudah pengikhtisaran data,
· Mengamankan prosespenyimpanan data,
· Dapat menyajiikan persiapan laporan data dengan efektif.
I. Pengaruh Software Pesanan Konsultan IT Lebih Mahal daripada Software yang ada di Pasaran Software Aplikasi
Software Pesanan Konsultan IT
Menurut namanya, software ini memang dibuat berdasarkan kebutuhanperusahaan alias belum ada software nya jika belum ada yang memesan. Penyedia akan membuat software ERP model pesanan ini jika ada perusahaan yang menjadi klien nya. Karena modelnya berupa pesanan, banyak tahapan yang harus dilalui oleh perusahaan agar pertimbangan memilih software ini tidak salah langkah. Adapun tahapan yang harus dilalui sebagai berikut:
1) Persiapkan data secara perinci alur kegiatan bisnis yang terdiri dari setidaknya 3 alur utama yakni kegiatan operasional, kegiatan keuangan dan akuntansi, dan kegiatan departemen sumber daya manusia (HRD).
2) Pertimbangkan apakah langkah menggunakan software ERP modifikasi/ pesanan ini dapat mengembangkan kinerja perusahaan dan bagaimana proyeksinya.
3) Pertimbangkan apakah para staff / pekerja operasional sanggup mengoperasikan software ERP model ini.
4) Pertimbangkan anggaran bebanpemeliharaan yang harus dikeluarkan untuk investasi di software ERP pesanan ini.
5) Konsultasikan secara lengkap semua poin 1 hingga 5 kepada konsultan IT.
Software Aplikasi tersedia di Pasaran Software
Software ini sudah dibuat di awal berdasarkan riset ke lapangan sehingga secara pasti pengembang IT sudah disesuaikan untuk memudahkan kegiatan sehari – hari yang cocok untuk berbagai bidang usaha yang ada di lapangan baik skala mikro, kecil, menengah, maupun besar. Perusahaan melalui pebisnis atau pegawai yang bersinggungan langsung dengan akuntansi dapat langsung memilih software aplikasi apa yang cocok atau paling mendekati dengan alur bisnisnya. Karena jenis software ini sudah dibuat diawal tanpa dimungkinkannya mengubah program (tidak dapat dimodifikasi) namun hanya dimungkinkan upgrade fasilitas, layanan purnajual pun terjamin, katakanlah pelatihan (training) dan layanan bantuan baik gratis maupun berbayar. Pihak pengembang software aplikasimenyajikan layanan training agar pengguna bisa belajar, memahami, dan menyesuaikan diri dengan prosedur input di software jadinya.
Pada dasarnya tidak ada system informasi yang sempurna, sedikit banyak pasti memiliki kekurangan yang mengakibatkan terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan.
Sesuai dengan identifikasi masalah yang telah saya uraikan pada minggu lalu, ada beberapa alternative mengenai pengembangan sisitem informasi agar bisa meminimalis terjadinya masalah tersebut.
Sesuai dengan identifikasi masalah yang telah saya uraikan pada minggu lalu, ada beberapa alternative mengenai pengembangan sisitem informasi agar bisa meminimalis terjadinya masalah tersebut.
1. Untuk masalah user dan password sebaiknya setiap staff harus memiliknya, meskipun mereka tergolong sebagai staff baru dalam masa training, sebab dengan demikian kita akan lebih jelas dalam mengetahui siapa yang menginput dan mengolah data transaksi. Menngingat sistem online yang ada, faktor-faktor penyebab kesalahan dalam pengolahan data akan cepat diketahui. sistem informasi yang sudah fleksibel dan sistematis serta berpadu dengan fasilitas internet membuat sistem informasi dapat secara langsung diolah dan dianalisis jika terjadi kesalahan.
Jika faktor awal staff baru tidak diberi user dan password dengan alasan takut disalah digunakan, tetapi menurut saya justru dengan adanya user dan pasword untuk setiap staff termasuk yang masih baru justru membuat kita lebih mudah mengetahui seberapa besar kemampuan staff tersebut dalam mengolah data yang diberikan, berbeda jika staff baru tersebut menggunakan user staff lain dalam satu devisi mungkin kita masih dibingungkan dengan siapa sebenarnya yang menginput dan mengolah data tersebut, sehingga sulit mencari bukti siapa yang melakukan kesalahan dan sulit mengukur kemampuan staff baru tersebut.
Jika faktor awal staff baru tidak diberi user dan password dengan alasan takut disalah digunakan, tetapi menurut saya justru dengan adanya user dan pasword untuk setiap staff termasuk yang masih baru justru membuat kita lebih mudah mengetahui seberapa besar kemampuan staff tersebut dalam mengolah data yang diberikan, berbeda jika staff baru tersebut menggunakan user staff lain dalam satu devisi mungkin kita masih dibingungkan dengan siapa sebenarnya yang menginput dan mengolah data tersebut, sehingga sulit mencari bukti siapa yang melakukan kesalahan dan sulit mengukur kemampuan staff baru tersebut.
2. Masalah penyajian laporang keuangan bagi staff accounting luar kota di Jakarta yang dalam pengolahan data tansaksi tidak bisa melihat bukti fisik transaksi yang terjadi. Pada system selanjutnya alangkah baiknya selain menggunaan sistem “Remote Dekstop” juga harus menggunakan “Team Viewer” sebab meskipun sama-sama mempunyai fungsi untuk meremote server komputer cabang luar kota, tetapi Team Viewer mempunyai kelebihan lain yaitu dia memiliki sistem yang statis dalam penyajian user dan password jika dibanding dengan Remote Dekstop, Sehingga lebih memudahkan accounting dalam melakukan pengecekan transaksi yang terjadi. Kelebihan lain dengan Team Viewer ini staff adminitrasi luar kota dapat menginput setiap transaksi yang terjadi pada saat yang besamaan Staff Accounting Pusat (Accounting Luar Kota di Jakarta) sedang melakukan Remote pada Server tersebut dan membuka program yang sama.
Dengan Team Viewer kapanpun Accounting Luar Kota di Jakarta dapat melakukan review atau melakukan lockingatas transaksi yang telah diinput oleh staff Administrasi dicabang luar kota asalkan terhubung dengan fasilitas internet yang baik. Jadi setiap transaksi yang telah diinput dan di locking tidak dapat diedit tanpa seijin dari accounting luar kota di Jakarta. Dengan demikian setiap kecurangan atas transaksi akan minim terjadi, terlebih setiap bulan selalu dilakukan audit oleh audit internal perusahaan.
1. Setiap sistem informasi pada dasarya memiliki keterbatasan, termasuk dengan software keuangan yang kami gunakan, meskipun disini kita dapat menginput transaksi dengan jelas, tetapi tetap saja kita tidak dapat melihat bukti fisik atas setiap transaksi cabang yang terjadi diluar kota, solusi yang saya tawarkan adalah dengan mengirimkan setiap bukti transaksi yang dianggap material dengan menggunakan fax atau email yang sifattnya free maupun berbayar.
2. Jika transaksi yang terjadi kecil nominalnya dan tidak dianggap material serta tidak terlalu berpengaruh terhadapProfit and Loss perusahaan, maka bukti tersebut tidak perlu dikirim, mengingat transaksi yang terjadi dalam sehari tidak sedikit maka jika semua transaksi harus dikirim mengakibatkan jam kerja akan habis hanya untuk melakukan pengiriman bukti ransaksi tersebut.
Meskipun pada dasarnya bukti transaksi yang dikirm hanyalah berbentuk fax atau scan, tetapi dengan cara ini selain lebih meminimalisir kecurangan, hal ini juga bisa menghemat biaya jika dibanding dengan pengiriman langsunghardcopy, hanya saja setiap sistem informasi mempunyai kelemahan tidak terkecuali sistem ini yaitu membutuhkan tambahan waktu dalam melakukan pengiriman fax atau email yang pada proses sebelumnya tidak terjadi, tambahan waktu tersebut bukan hanya bagi sang pengirim (staff administrasi) dicabang luar kota, tetapi juga staff accounting luar kota di Jakarta dalam melakukan pengecekan keabsahan setiap bukti yang diterima.
Pengolahan data secara elektronik merupakan serangkaian kegiatan yang dimaksudkan untuk penyediaan informasi dengan menggunakan computer yang mencakup pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, dan pengawasan hasil olahan tersebut. Pengertian diatas menunjukan dengan jelas bahwa langkah pertama dalam proses pengolahan data ialah pengumpulan data. Para pengambil keputusan memerlukan informasi yang bermutu tinggi. Oleh karena itu para tenaga professional yang berkecimpung dalam kegiatan pengolahan data harus berupaya agar dalam menjalanka fungsinya, terdapat jaminan bahwa mutu data yang dikumpulkan tinggi, relevan dengan kepentingan pemakai, digali dari sumber yang dapat dipercaya baik internal maupun eksternal.
Langkah kedua ialah pengolah data, yaitu proses mengubah bentuk dan makna data menjadi infomasi dan dapat digunakan dalam mendukung berbagai kegiatan pengambilan keputusan. Perubahan bentuk dan makna tersebut bersifat kritikal karena pada dirinya data tidak mempunyai nilai instrinsik bagi pengambilan keputusan.
Langkah ketiga ialah penyimpanan. Keluaran pengolahan data berupaya informasi harus disimpan sedemikian rupa sehingga keamanannya terjamin, hemat biaya dan mudah ditelusuri dan diambil apabila diperlukan. Pentingnya pengamanan informasi dapat dilihat dari paling sedikit tiga sudut pandang, yaitu agar tidak jatuh ketangan orang atau pihak yang tidak berhak, aman terhadap kerusakan karena tempat dan cara penyimpanan yang tidak tepat, aman terhadap kerusakan karena tempat dan cara penyimpanan yang tidak tepat, aman dari bahaya kebakaran.
Langkah ke empat ialah pengawasan. Maksudnya ialah agar system pengolahan data yang sudah ditetapkan diikuti sepenuhnya oleh para penanggung jawabnya. Artinya urutan langkah yang perlu diambil benar-benar diikuti karena dengan demikian mampu menghasilkan informasi yang memenuhi kebutuhan berbagai pihak yang memerlukan.
Software Jadi
Software ini sudah dibuat di awal berdasarkan riset ke lapangan sehingga secara pasti penyedia sudah membuat paket-paket edisi yang cocok untuk berbagai bidang usaha yang ada di lapangan baik skala mikro, kecil, menengah, maupun besar. Perusahaan melalui pebisnis atau pegawai yang bersinggungan langsung dengan akuntansi dapat langsung memilih edisi apa yang cocok atau paling tidak nyaris mendekati dengan alur bisnisnya. Tentunya sebelum memilih edisi yang sudah jadi ini, perusahaan berhak konsultasi kepada tim konsultan produk penyedia secara perinci sehingga memperoleh rekomendasi yang tepat. Karena jenis software ini sudah dibuat diawal tanpa dimungkinkannya pengubahsuaian program (tidak dapat dimodifikasi) namun hanya dimungkinkan upgrade fasilitas, layanan purnajual pun terjamin, katakanlah pelatihan (training) dan layanan bantuan baik gratis maupun berbayar. Penyedia menyajikan layanan training agar pengguna bisa belajar, memahami, dan menyesuaikan diri dengan prosedur input di software jadinya.
Sasaran perusahaan akan software jadi ini tidak harus selalu perusahaan besar, tetapi juga institusi pendidikan, jasa, nirlaba, perusahaan skala kecil bahkan dapat juga diimplementasikan untuk pembukuan rumah tangga. Inilah mengapa software ERP dengan model yang sudah jadi ini banyak menjadi incaran perusahaan dengan pertimbangan ke-simpel-annya, implementasi cepat, dan jaminan layanan purnajualnya. Software jadi ini bisa juga disebut sebagai software semi-ERP.
Software Pesanan
Menurut namanya, software ini memang dibuat berdasarkan pesanan perusahaan alias belum ada wujud barunya jika belum ada yang memesan. Penyedia akan membuat software ERP model pesanan ini jika ada perusahaan yang menjadi prospek proyeknya. Karena modelnya berupa pesanan, banyak tahapan yang harus dilalui oleh perusahaan agar pertimbangan memilih software ini tidak salah langkah. Adapun tahapan yang harus dilalui sebagai berikut:
1. Persiapkan data secara perinci alur kegiatan bisnis yang terdiri dari setidaknya 3 alur utama yakni kegiatan operasional, kegiatan keuangan dan akuntansi, dan kegiatan departemen sumber daya manusia (HRD).
2. Pertimbangkan apakah langkah menggunakan software ERP modifikasi/ pesanan ini dapat mengembangkan kinerja perusahaan dan bagaimana proyeksinya.
3. Pertimbangkan apakah para pelaku usaha/ tenaga kerja sanggup mengimplementasikan software ERP model ini.
4. Pertimbangkan anggaran beban yang harus dikeluarkan untuk investasi di software ERP pesanan ini.Pemilihan penyedia/ vendor yang bonafide.
5. Konsultasikan secara lengkap semua poin 1 hingga 5 kepada penyedia.
Ini adalah 6 poin utama yang harus dilalui meskipun ada poin lainnya yang mungkin bisa ditambahkan. Dari uraian di atas, yang akan terlintas di pikiran Anda pasti pemilihan software model ini biasanya dilakukan oleh perusahaan-perusahaan berskala besar. Ya, pemikiran Anda tepat. Pasalnya dana yang wajib diinvestasikan untuk satu sistem ERP pesanan ini biasanya tidak kurang dari ratusan juta rupiah dan tentunya memerlukan waktu berbulan-bulan bahkan tahunan agar bisa memulai implementasinya (ini pun baru tahap awal).
Adapun kendala yang ditemui untuk memulai penerapan software ERP pesanan adalah sebagai berikut:
1. Investasi sangat mahal sebab ERP model modifikasi ini merupakan software yang bisa diubahsuai (modified) berdasarkan kebutuhan perusahaan.
2. Tidak ada jaminan keberhasilan implementasi di suatu perusahaan meskipun ada juga perusahaan yang telah membuktikan keberhasilannya.
3. Karena ia dibuat berdasarkan pesanan alur operasional perusahaan, proses pembuatannya tidak jarang memerlukan waktu berbulan-bulan bahkan tahunan.
4. Hal ini dapat terjadi karena pihak penyelenggara harus menguji coba software buatannya dan memastikan sedikit bug yang kemungkinan muncul.
5. Lamanya pengembangan software dan implementasi inilah yang menjadi salah satu sebab harganya sangat menjulang tinggi.
6. Pelatihan yang berterusan kepada para pegawai yang menjalankan sistem ini.
7. Biaya layanan purnajual seperti pemeliharaan dan bantuan yang cukup besar dan biasanya dibayar di muka untuk jangka waktu tertentu.
Oleh sebab itu, investasi di bidang software ERP harus dimulai dengan pembelajaran pengalaman dari suksesor terdahulu diiringi dengan metode perencanaan yang tepat. Sebaiknya kenali skala bisnis Anda dan kenali kebutuhan yang tepat.
Apakah software ERP tailor made cocok untuk Anda? Jika ini bukan pilihan Anda, Anda layak mengintip software akuntansi dan manajemen bisnisyang kami sediakan dengan mudah untuk berbagai jenis bidang usaha. Intip di banner di bawah ini dan rasakan langsung kemudahannya.
DAFTAR PUSTAKA
http://muthiara086.blogspot.com/2017/04/forum-sim-5-pada-tugas-studikasus.html?m=1
Komentar
Posting Komentar